آقای مهندس لطیفی، برای تکمیل تیم یکی از پروژههای جدیدش بدنبال نیروی کنترل پروژه بود و از طرق مختلف سعی میکرد بهترین گزینههایی که در محدوده زمانی و بودجهای شرکت میگنجید را بیابد. رزومههای مختلفی هم دریافت کرده بود و هر روز با دقت هر کدام را بررسی میکرد و چند نفری هم پایشان به مصاحبه باز شده بود. اما نهایتاً نتوانسته بود نفر مورد نظرش را انتخاب کند. در روزهای آخر که کمکم حس ناامیدی مستولی میشد، رزومه خوبی به دستش رسید. در اولین نظر، حسابی جذب طرف شد و جلسه اول مصاحبه هم بسیار راضی کننده بود. یکی دو جلسه بعد هم تشکیل شد و نهایتاً توافق حاصل شد. گویا وسواس در انتخاب، نهایتاً به نفع آقای لطیفی شده بود. آقای مهندس ظریف، به استخدام شرکت درآمد و فرایند بگارگیری ایشان آغاز شد.
در ابتدا، چند کار نه چندان مهم به ایشان سپرده شد که به حق خیلی هم عالی انجام شد. آقای ظریف، بسیار دقیق و پیگیر بود و با ذهنیت خوبی که با عملکرد مناسبش ایجاد کرده بود، بعنوان گزینه اول برای کنترل پروژه جدید این شرکت در تبریز انتخاب شد. در این مدت، ارتباط خوبی هم با آقای لطیفی داشت. شخصیتش به دل مینشست. نه خشک و غیرقابل انعطاف بود و نه بدون پرستیژ. کاملاً درگیر کار سازمان بود و مشخص بود که منافع سازمانی رو بخوبی درک کرده و در چند موقعیت نشان داده بود که کاملاً وفادار و حرفهای است.
مأموریت به تبریز
آقای ظریف، شش ماه از استخدامش نگذشته بود که به سمت کارشناس کنترل پروژه بزرگترین پروژه شرکتشان منصوب گردید و رهسپار مأموریت شد به تبریز. پروژه کم کم آغاز شد و ظریف هم سعی کرد با دانش و تجربهاش، سنگ بنای پروژه را برای پیشرفت مناسب و با کمترین انحراف از زمان و هزینه، بطور درست و اصولی بنا کند.
در خلال این روزها بود که سرو کله یکی از همکاران قبلی شرکت به نام آقای شکوری پیدا شد. چهرهاش برای آقای ظریف ناآشنا بود. ابتدا خودش را معرفی کرد و بعد از کمی چاق سلامتی، کم کم اطلاعاتی از پروژه را از آقای ظریف پرسید. آقای ظریف هم به سوالات پاسخ میداد. نهایتاً آقای شکوری بعد ازچند ساعتی پرسه زدن در سایت و صحبت با آقای ظریف، خداحافظی کرد و رفت. ظریف حدس زد آقای شکوری نماینده شرکت است که به درخواست مدیرعامل برای سرکشی و بررسی و گزارش نحوه کار ظریف به آنجا آمده است.
یک نامه غیر منتظره
چند روز بعد، آقای ظریف به محض اینکه به سر کارش آمد، روی صفحه کلید کامپیوترش یک نامه دید که روی آن نوشته شده بود “آقای ظریف شخصاً مفتوح فرمایید”. البته با مُهر آنی!.
آقای ظریف نامه را باز کرد. کمی تعجب آورد بود. نامه با لحن نسبتاً تندی تهیه شده بود و از آقای ظریف خواسته بود به تهران بیاید و در یک جلسه اضطراری شرکت کند. کمی تعجب آورد بود. موضوع خاصی از نظر آقای ظریف پیش نیامده بود و تقریباً کارها روی روال پیش میرفت.
بهر صورت با اولین پرواز، خود را به تهران رساند و صبح روز بعد، به شرکت رفت.
جلسه طوفانی
جلسه با حضور مدیر عامل، آقای مهندس لطیفی، آقای ظریف و مدیر بخش بازرگانی تشکیل شد. بعد از یک سری تعارفات معمول توسط آقای لطیفی، مدیرعامل با توپ پر رفت سراغ آقای ظریف.
آقای ظریف ما روی شما حساب باز کرده بودیم. از هر کس انتظار داتشتیم غیر از شما. این چه داستانی است؟ ما به شما عاتماد کردیم و این افتخار برای هر کسی ایجاد نمیشود.
ظریف یکه خورده بود، مِن و مِن کنان گفت، بله آقای مهندس. مطمئناً همینظور بوده. داستان از چه قرار است؟
-اطلاعات به این مهمی چرا در اختیار شکوری قرار گرفته؟ اطلاعات سایت ما را شکوری به رقیبمان داده و ممکن است در مناقصه دوم، بسیاری از این اطلاعات، به ضرر ما تمام شود. اطلاعات در خصوص تعداد افراد شاغل در پروژه و اسامی نفرات کلیدی، اطلاعت مهمی است که نباید در این مرحله، بقیه از آن مطلع میشدند.
ظریف تازه متوجه شد داستان از چه قرار است. او کمی خودش رو جمع و جور کرد و گفت:
-جناب مهندس ایشان خودش را بعنوان یکی از افراد شرکت معرفی کردند. چون داخل سایت شده بودند، من هم احساس کردم موردی ندارد که این اطلاعات را به ایشان بدهم.
واقعیت این بوده که شکوری چند هفته پیش بدلیل اختلافی با هیئت مدیره، با آن شرکت قطع همکاری کرده بود اما در سیستم اداری، این اطلاعات بدرستی منعکس نشده بود و تبریز هم از این مورد اطلاعی نداشت.
جلسه به شدت علیه ظریف شده بود. اتفاق بدی میتوانست در انتظار شرکت باشد. آقای لطیفی هم که در ارتقاء ظریف واقعا سنگ تمام گذاشته بود و از ظریف حمایت کرده بود، چیزی نمیگفت. شاید احساس پشیمانی کرده بود.
نگاهی دقیقتر به مسأله “بازخورد دادن”
“بازخوردن دادن” یکی از مهمترین حلقههای مدیریت عملکرد در کسب و کارهاست. عملکرد بدون آنکه ارزیابی شود و انحرافات احتمالی آن گوشزد شود، به احتمال زیاد از مسیر مطلوب خود فاصله میگیرد.
اما بازخورد دادن، چندان هم ساده نیست. عموما مدیران می ترسند که بازخورد منفی باعث توهین به کارمند شود و از این رو بر عملکرد کارمندان تأثیر منفی بگذارد.
به این دلیل عموماً از انتقاد خودداری میکنند و قادر به ارائه بازخورد به موقع و مرتبط در شرایط مختلف نیستند.
“بازخورد” از منظر دانش مغزی عصبی
پیامرسانهای عصبی را در برخی از مقالات سایت معرفی کردیم. کورتیزول یکی ازاین پیامرسانهای عصبی است که در موقعیتهای خاص ترشح میشود و تبعاتی در پی دارد. یکی از این موقعیتها، موقعیتی است که ” عزت نفس” شخص، تهدید شود. در این صورت کورتیزول وارد عمل میشود و وقتی عزیت نفس تهدید شود مشکل بجای اینکه متمرکز بر رفتار وعملکرد باشد، متوجه خود شخص میشود. در این چرخه عزیت نفس رو به بدتر شدن میرود و از کسی که عزت نفسش مخدوش است، نمیتوان انتظار بهبود در عملکرد داشت. در چنین شرایطی چه باید کرد؟
بازخورد به روش “همبرگر”
بازخورد به روش همبرگر، ایده سادهای دارد. ایده اصلی این است که باید انتقاد از عملکرد صریح و شفاف بیان شود؛ اما باید زمینه پذیرش آن آماده شود. باید نکته منفی و یا انتقاد از عملکرد، در لفافه ای از نقاط مثبت و قوت گفته شود.
در این روش، با زخورد دادن از سه مرحله تشکیل میشود؛ ابتدا از تحسین شروع میشود. سپس انتقاد اصلی بیان میشود و در نهایت، با یک نکته مثبت و تحسین دیگر خاتمه مییابد.
مهمترین مزیت این روش آن است که صرفاً عملکرد ضعیف زیر ذرهبین میرود و عزت نفس شخص مخدوش نمیشود.
بازخورد دادن به آقای ظریف با روش همبرگر
با دانستن این روش، بیایید داستان را یک بار دیگر مورد کنیم و با بازخورد همبرگری ببینیم چطور میشد به آقای ظریف بازخورد داد.
۱-بخش اول (تشویق- تحسین)
_آقای ظریف از این که توانستیم شما را بالاخره پیدا کنیم، خدا را شاکریم. حقیقتش این روزها، با اینکه خیلیها از نبود کارمینالند، بر ما ثبات شده که نیروی کار خوب، هیچگاه بیکار نمیماند و بیشک شما یکی از اینها هستید.
۲-بخش دوم (انتقاد)
همانگونه که میدانید پروژه تبریز ما پروژه خیلی مهمی است. بصورت غیررسمی دیروز پیامی را شنیدهایم که خیلی ما را نگران کرده است. ظاهراً یکی از افراد قبلی شرکت، با شما ارتباطی پیدا کرده و برخی از اطلاعات ما را در سایت تبریز، به گوش رقیبمان رسانده است. ابتدا فکر میکردیم اشتباه کردهایم. اما بعد که مطمئن شدیم، تصمیم گرفتیم با شما صحبت کنیم. قویا از شما میخواهیم در خصوص اطلاعات سازمانی با حساسیت بیشتری عمل کنید.
۳- بخش سوم (تشویق-تحسین)
با پیگیریهای خوبی که در این مدت در تبریز کردهاید، مطمینم که سنگ بنای انجام دقیق این پروژه گذاشته شده و ان شالله با انجام خوب آن، برای انجام کارهای بزرگتر آماده خواهیم شد.
شما هم از نظرات و تجربیات خود در این زمینه بگویید.
