در مقاله “بخشی کوچک، با محدودیت‌هایی بزرگ” دیدیم که بخش مهمی از مغز ما با عنوان Prefrontal Cortex، در تمرکز و حل مسائل نقش کلیدی دارد. اما علی‌رغم این نقش مهم، محدودیت‌هایی هم دارد که دست و پای ما را به شدت می‌بندد. دیدیم که شخصیت داستان ما چگونه در انبوهی از کارها گیر افتاد و اگر راه درست مواجه نشدن با این حجم از کارها را نیاموزد، روز کاری خود را با دستاوردهای بسیار کمی به پایان خواهد برد. بنابراین باید بدانیم استراتژی مناسب در این شرایط چیست؟
کاهش بار PFC از طریق اولویت‌بندی
بنظر می‌رسد در اولین مرحله بمنظور کاستن از پیچیدگی مسأله، می‌بایست تکلیفمان را با کارهایی که باید انجام دهیم روشن کنیم. یک روش این است:
یک روز کاری را به بررسی کارتابل اختصاص دهیم و وظایف را به مسئولین مربوطه ارجاع دهیم. روز بعد را برای انجام جلسات مهم اختصاص دهیم. روزی که کمی مشغله‌های معمول کمتری داریم به تحقیق و توسعه و نوآوری در کارهایمان فکر کنیم و بهمین ترتیب سایر روزهای هفته را برنامه‌ریزی کنیم.
و روش دوم این‌که در هر روز، برنامه مشخصی برای هر یک از این وظایف تدوین کنیم و عملاً ترکیبی از این کارها را انجام دهیم. مثلاً برای روز کاری پیش رو، یک جلسه مهم، تعدادی جلسه داخلی روتین، تقسیم وظایف بین کارکنان و … را در برنامه کاریمان قرار دهیم. شاید شما هم روش‌های دیگری در ذهن داشته باشید یا حتی اجرا کرده باشد.
قصد ما این نیست که رجحان یک روش بر دیگری را بررسی کنیم؛ زیرا بنا به مقتضیات محیط‌های کاری بنظر می‌رسد هر یک از این دو روش کم و بیش قابلیت بکارگیری داشته باشند. بعنوان مثال، بسیاری از سازمان‌ها روز خاصی از هفته را به جلسات مشترک بین واحدی تخصیص می‌دهند؛ گرچه بنظر می‌رسد روش دوم مصادیق بیشتری داشته باشد.
اما داستان اینجاست که فارغ از روش برنامه‌ریزی، برای استفاده موثرتر از مغزمان:
می‌بایست باری که قرار است به PFC تحمیل کنیم را کم کنیم.
برای این کار باید ببینیم که چه کاری را باید در اسرع وقت انجام داد، چه کاری قابل به تعویق انداختن است و چه کاری را اصلاً نباید انجام داد و این یعنی همان “اولویت‌بندی کردن”.
بسیار در مورد اولویت‌بندی شنیده‌ایم؛ اما در ادامه و این مقاله و البته مقاله بعد، خواهیم دید که اولویت‌بندی مهم است؛ اما چندان کار آسانی هم نیست. شاید به همین دلیل است که ناخواسته این کار مهم را پشت گوش می‌اندازیم.
برای اولویت‌بندی باید بدانیم “چگونه” و “چه زمانی” این کار را انجام دهیم که در این مقاله، به بخش اول یعنی چگونگی انجام اولویت‌بندی و تناسب آن با آموزه‌های مغزی_عصبی خواهیم پرداخت.
ماتریس اولویت‌بندی
در خصوص اولویت‌بندی، ابزاری در دست ماست با عنوان “ماتریس اولویت‌بندی”. این ماتریس، بر اساس دو پارامتر “فوریت” و “اهمیت”، اولویت کارها را به ۴ بخش تقسیم می‌کند که بنظر می‌رسد می‌تواند پاسخی به پرسش ما باشد.
آیا ماتریس اولویت‌بندی با آموخته‌های مغزی عصبی هم سازگار است؟
بیایید فرض کنیم بر اساس ماتریس اولویت‌بندی، دو اولویت کاری را در روز پیش رو برای خود برنامه‌ریزی کرده‌ایم. بعبارت دیگر، دو کار در بخش” همین الآن” این ماتریس جای گرفته‌اند که عبارتند از:
- کار کردن بر روی پروپزال امکان‌سنجی یک فناوری جدید جهت بکارگیری در محصولات فعلی
- ارسال گزارش ماهانه پیشرفت پروژه‌ها به سازمان بالادستی
نکته اول این که برای این دو کار، زمان محدودی داریم؛ این بدان معنی است که باید هر کدام از این دو را نیز اولویت‌بندی کنیم. البته اطلاعات دیگری هم برای انجام این دو کار داریم و آن این‌که کار اول (پروپزال) را برای اولین بار می‌خواهیم انجام دهیم و کار دوم (گزارش ماهانه) را بصورت ماهانه انجام داده‌ایم و سابقه انجام آن‌را از قبل داریم.
حالا PFC را دوباره در ذهن بیاورید و سعی کنید این دو کار را اولویت‌بندی کنید. آیا ماتریس اولویت‌بندی کافیست و می‌توانیم با پارامترهای این ماتریس اولویت‌بندی کنیم؟ یک تقلب برای نزدیک شدن به جواب:
آیا این ماتریس محدودیت‌های PFC را لحاظ می‌کند؟
در مقاله بعد، سعی می‌کنیم به یک سوال مهم دیگر بپردازیم که شاید کمتر در خصوص آن شنیده‌ایم:
چه زمانی باید اولویت‌بندی کنیم؟
